سربرگ یعنی بخش بالای کاغذ نامه که نام و مشخصات فرستنده در آن می‌آید؛ به خود کاغذ دارای این مشخصات هم سربرگ می‌گویند. سربرگ شرکت معمولاً لوگو و راه‌های تماس دارد و برای مکاتبه اداری، پیشنهاد قیمت، پیش‌فاکتور، صورت‌حساب یا قرارداد به کار می‌رود. همین طرح میتواند در قالب دیجیتال نامه هم قرار بگیرد.
سربرگ چیست و چه کاربردی دارد؟
سربرگ مشخص می‌کند نامه را کدام شرکت یا سازمان فرستاده است و دریافت‌کننده چطور میتواند با آن تماس بگیرد. فرهنگ مریام وبستر این واژه را هم برای کاغذ دارای نام و نشانی سازمان به کار می‌برد و هم برای بخش بالای آن.
نامه معرفی شرکت، پاسخ به درخواست مشتری و پیشنهاد همکاری را میتوانید روی سربرگ تنظیم کنید. در پیش‌فاکتور یا قرارداد هم طرح سربرگ مشخصات فرستنده را نشان می‌دهد؛ اطلاعات مربوط به معامله یا توافق را باید در متن همان سند بنویسید.
پیش از طراحی، مسیر تهیه نامه را مشخص کنید: متن را روی کاغذ سربرگ از پیش چاپ‌شده چاپ می‌کنید یا نامه را همراه با لوگو و مشخصات شرکت در یک فایل می‌فرستید؟ این دو روش به قالب‌های متفاوتی برای تایپ نیاز دارند که در بخش Word توضیح داده‌ایم.
سربرگ شرکتی چه اطلاعاتی دارد؟
نام شرکت، لوگو و راه‌های تماس، اطلاعات اصلی پیشنهادی برای سربرگ شرکتی هستند. موارد جدول زیر را بر اساس نیاز مکاتبه انتخاب کنید؛ وضعیت هر مورد در این جدول توصیه طراحی است و الزام قانونی را تعیین نمی‌کند.
| اطلاعات | وضعیت در طراحی | نکته کاربردی |
|---|---|---|
| نام شرکت و لوگو | اطلاعات اصلی پیشنهادی | نامی را درج کنید که فرستنده نامه با آن شناخته می‌شود. |
| تلفن و نشانی | بر اساس نیاز ارتباطی | شماره پاسخ‌گو و نشانی مرتبط با مکاتبه را انتخاب کنید. |
| وب‌سایت و ایمیل | در صورت استفاده کسب‌وکار | نشانی سایت و ایمیلی را بنویسید که برای ارتباط کاری به کار می‌برید. |
| شماره ثبت یا کد اقتصادی | در صورت نیاز | ضرورت درج را برای نوع سند و وضعیت کسب‌وکارتان جداگانه بررسی کنید. |
| تاریخ، شماره و پیوست | در صورت نیاز مکاتبه | برای تکمیل این موارد در هر نامه، جای قابل تایپ بگذارید. |
اطلاعات ثابت شرکت را از اطلاعات متغیر هر نامه جدا کنید. تلفن و نشانی می‌توانند در پایین صفحه بمانند، اما تاریخ و شماره نامه باید قابل تغییر باشند. اطلاعات تماس را در یک خط فشرده نکنید؛ اگر نشانی طولانی است، برای آن سطر جدا بگذارید.
فهرست اطلاعات را پیش از صفحه‌آرایی نهایی کنید. اضافه شدن نشانی شعبه یا یک راه تماس تازه در پایان کار ممکن است به جابه‌جایی بخش‌های طرح نیاز داشته باشد. نام شرکت و نشانی‌ها را هم از روی متن تاییدشده کسب‌وکار وارد کنید تا طراح درباره شکل نوشتن آن‌ها حدس نزند.
اندازه سربرگ و حاشیه آن چقدر است؟
ابعاد کاغذ A4 برابر با ۲۱۰ × ۲۹۷ میلی‌متر و A5 برابر با ۱۴۸ × ۲۱۰ میلی‌متر است. این اندازه‌ها در جدول سری A از استاندارد ISO 216 برای کاغذ برش‌خورده آمده‌اند.
| اندازه | ابعاد به میلی‌متر | چه زمانی انتخابش کنید؟ |
|---|---|---|
| A4 | ۲۱۰ × ۲۹۷ | وقتی متن، جدول یا فضای امضا در صفحه کوچک‌تر جا نمی‌گیرد. |
| A5 | ۱۴۸ × ۲۱۰ | وقتی نامه کوتاه است و متن با اندازه خوانا در این صفحه جا می‌گیرد. |
حاشیه متن را بر اساس جای لوگو، اطلاعات پایین صفحه و فضای نوشتن تعیین کنید. ISO 216 اندازه کاغذ را مشخص می‌کند؛ عددی برای حاشیه تایپ سربرگ از آن نتیجه نمی‌شود. فاصله متن از طرح ثابت باید به اندازه‌ای باشد که عنوان، بدنه نامه و امضا وارد محدوده لوگو یا اطلاعات تماس نشوند.
فضای امن، بخشی داخل لبه کاغذ است که متن و اطلاعات مهم را در آن نگه می‌دارید. فضای اضافه برش، ادامه طرح بیرون از اندازه نهایی صفحه است؛ اگر رنگ یا تصویر تا لبه می‌رسد، مقدار این فضا را از چاپخانه بپرسید. در چاپ با دستگاه محل کار هم طرح را با محدوده قابل چاپ همان دستگاه هماهنگ کنید.
اصول طراحی سربرگ چیست؟
در طراحی سربرگ، متن نامه باید خوانا بماند و مشخصات فرستنده به‌آسانی پیدا شود. ابتدا فضای نوشتن را مشخص کنید و بعد لوگو و اطلاعات ثابت را دور آن بچینید.
ترتیب و جای اطلاعات
نام و لوگو را کنار هم یا در یک محدوده مشخص قرار دهید تا هویت فرستنده یکجا دیده شود. اطلاعات تماس را در گروهی جدا بچینید. اندازه نام شرکت میتواند از نشانی بزرگ‌تر باشد، اما نشانی و شماره تلفن را آن‌قدر کوچک نکنید که خواندنشان در نسخه چاپی دشوار شود.
جای موضوع، مخاطب و امضا را هم در چیدمان ببینید. مثلاً اگر نشانی شرکت در پایین صفحه است، امضا نباید وارد همان محدوده شود. برای نامه‌های چندصفحه‌ای، از ابتدا درباره تکرار سربرگ کامل یا استفاده از طرح ساده‌تر در صفحه‌های بعد تصمیم بگیرید.
رنگ و فونت
رنگ‌ها و فونت سربرگ را از قواعد هویت بصری کسب‌وکارتان بگیرید. پشت متن را خلوت نگه دارید و تفاوت رنگ متن و زمینه را بررسی کنید. راهنمای سربرگ دانشگاه UTMB هم بر کنتراست کافی تاکید می‌کند و توصیه می‌کند معنا یا تاکید فقط با رنگ منتقل نشود.
در طراحی کارت ویزیت و پاکت هم از همین لوگو، رنگ‌ها و فونت استفاده کنید. چیدمان هر قلم را متناسب با فضای خودش تنظیم کنید؛ نشانی چندسطری سربرگ لازم نیست با همان اندازه و ترتیب روی کارت ویزیت تکرار شود.
نسخه سیاهوسفید را هم بازبینی کنید. اگر عنوان‌ها یا خطوط جداکننده فقط با تفاوت رنگ از هم مشخص میشوند، فاصله یا ضخامت خط را طوری تنظیم کنید که بدون رنگ هم قابل تشخیص باشند.
فایل سربرگ برای چاپ و استفاده دیجیتال چه فرقی دارد؟
PDF آماده چاپ را برای تولید سربرگ به چاپخانه می‌دهید؛ قالب Word محل نوشتن نامه‌های تازه است. پس از تکمیل نامه، میتوانید نسخه PDF آن را برای دریافت‌کننده بفرستید.
| کاربرد | فایل پیشنهادی | چه چیزی باید مشخص باشد؟ |
|---|---|---|
| چاپ سربرگ | PDF آماده چاپ | اندازه نهایی، تنظیم رنگ و فضای اضافه برش طبق مشخصات چاپخانه |
| تایپ روزمره | قالب Word | محل اطلاعات ثابت، سبک متن و فضای قابل تایپ |
| ارسال نامه نهایی | PDF از نامه تکمیلشده | چیدمان متن، مشخصات فرستنده و نمایش درست همه صفحهها |
طبق راهنمای حالت رنگ Adobe، RGB برای محتوای روی نمایشگر و CMYK برای آماده‌سازی تصاویر چاپی کاربرد دارد. با این حال، تنظیم رنگ خروجی را با چاپخانه هماهنگ کنید؛ صرف PDF بودن فایل، تنظیمات چاپ آن را مشخص نمی‌کند.
فایل خالی سربرگ را با نامه آماده ارسال اشتباه نگیرید. کارکنان باید بتوانند متن تازه بنویسند، تاریخ را تغییر دهند و نامه را ذخیره کنند.
چطور سربرگ را در Word آماده کنیم؟
برای استفاده روزمره، سند سربرگ را به شکل قالب Word ذخیره کنید تا هر نامه بر اساس آن ساخته شود. راهنمای Microsoft درباره قالب Word توضیح می‌دهد که قالب میتواند چیدمان، فونت، حاشیه و لوگو را نگه دارد و سند تازه، جدا از آن ذخیره شود.
مراحل زیر برای نسخه دسکتاپ Word در ویندوز است. جای گزینه‌ها در نسخه‌های دیگر ممکن است فرق کند.
- اندازه صفحه و حاشیه متن را تنظیم کنید. از بخش Insert و گزینه Header یا Footer برای قرار دادن اطلاعات ثابت در سرصفحه یا پاصفحه استفاده کنید.
- در بدنه سند، جای تاریخ، شماره، موضوع و متن را مشخص کنید. فونت و فاصله خطوط متن نامه را هم در قالب تنظیم کنید.
- سند را به‌عنوان قالب Word با پسوند DOTX ذخیره کنید. برای نوشتن نامه تازه، سندی از روی این قالب بسازید تا فایل اصلی مبنای نامه‌های بعدی بماند.
- متنی بلندتر از یک صفحه در قالب قرار دهید و جای امضا، ادامه متن و خروجی PDF را بررسی کنید. اگر صفحه بعد به سربرگ متفاوتی نیاز دارد، آن را در تنظیمات سرصفحه مشخص کنید.
قالب مخصوص کاغذ از پیش چاپ‌شده باید فقط متن متغیر نامه را چاپ کند؛ لوگو و نشانی از قبل روی کاغذ هستند. در قالب ارسال دیجیتال یا چاپ روی کاغذ سفید، خود طرح سربرگ هم باید دیده شود. برای این دو کاربرد، فایل‌ها را با نام‌هایی مانند «نامه روی سربرگ چاپی» و «نامه دیجیتال» جدا کنید.
طراحی سربرگ در پلن هویت بصری دریزه
سربرگ همراه کارت ویزیت و پاکت از اقلام ست اداری در پلن‌های بیزنس و برند طراحی هویت بصری دریزه است. طبق اطلاعات پلن‌ها در ۱۲ آبان ۱۴۰۵، قیمت پلن بیزنس ۳۰ میلیون تومان با تحویل در ۱۴ روز کاری و قیمت پلن برند ۴۰ میلیون تومان با تحویل در ۲۰ روز کاری است. این مبلغ‌ها قیمت کل پلن هستند؛ دریزه سفارش مستقل سربرگ و خدمات چاپ ندارد.
زمان تحویل را از پرداخت پیش‌پرداخت و تکمیل فرم سفارش حساب می‌کنیم. هنگام بررسی پلن با ما، بگویید سربرگ را بیشتر برای چاپ استفاده می‌کنید یا برای ارسال دیجیتال، تا طرح برای همان کاربرد آماده شود.
سوالات متداول
سربرگ رنگی باشد یا سیاهوسفید؟
اگر مکاتبات شما بیشتر سیاهوسفید چاپ میشوند، خوانایی لوگو و اطلاعات تماس در نسخه تکرنگ را مبنای انتخاب قرار دهید. سربرگ رنگی هم میتواند با رنگهای برند طراحی شود، به شرط آنکه متن و مشخصات فرستنده بدون اتکا به تفاوت رنگ خوانا بمانند.
آیا میتوانم سربرگ را در Word بسازم؟
بله، در Word میتوانید قالبی بسازید که کارکنان متن نامه را در آن تایپ کنند. طرح ثابت را از محل نوشتن نامه جدا کنید و نسخه اصلی را به شکل قالب نگه دارید. فایل PDF نامه تکمیلشده را هم پیش از ارسال از نظر چیدمان صفحهها بازبینی کنید.
سربرگ با ست اداری چه فرقی دارد؟
سربرگ قالب مکاتبات است؛ ست اداری مجموعهای از اقلام مانند سربرگ، کارت ویزیت و پاکت است. هنگام سفارش ست اداری، نام اقلام مورد نیاز را مشخص کنید تا معلوم باشد طراحی کدام موارد را میخواهید.
آیا سربرگ A5 برای هر نامه‌ای مناسب است؟
خیر، سربرگ A5 برای متنی مناسب است که همراه با مشخصات نامه و امضا در آن جا شود. اگر مجبور می‌شوید فونت را برای جا دادن متن کوچک کنید، A4 را انتخاب کنید تا فضای بیشتری برای نوشتن داشته باشید.
آیا شماره ثبت باید روی همه سربرگها باشد؟
از فهرست اطلاعات پیشنهادی سربرگ نمیتوان درباره الزام درج شماره ثبت حکم کلی داد. پیش از نهایی کردن اطلاعات، ضرورت آن را برای سند و وضعیت شرکت خود با مسئول حقوقی یا مرجع مقررات مربوط بررسی کنید.
